契約の時代！？

コンファレンスというのは、セールスマネージャーが顧客と、契約を結ぶところから、始まります。

日付、期間を決め、どれだけの、ベッドルームの数を、その会議のために、ブロックするか、会議の大きさに合わせた、ミーティングルームの確保と、予約、バンケットや、リセプションの場所の確保。

まずは、大枠を決めるコントラクトの作成です。（これは、セールスマネージャーと、アシスタントのコーディネーターレベルで、作られます。）　その契約書に、サインがもらえて、予約保障の前金が、支払われると、その後で、私たち、サービスマネージャーの登場です。

ここから、細かいことをつめて行きます。　契約書に基づき、それぞれの会議のアジェンダ　（会議の進行の時間）に合わせ、ブレークの時間のリフレッシュメント　（飲み物や、簡単なスナック）、ミーティングルームのセットアップをどうするか、AV （Audio＆Visual)の、レンタルアレンジをどうするか。。リセプションや、バンケットでのメニューをつめ、設定、エンターテイメント、滞在中の三食の食事を含めて、ミールパッケージの設定、システム入力。。。

時に大きなコンファレンスになって、２箇所以上のミーティングルームをつないで、サイマルキャストする時やら、同時通訳のブースを入れる国際コンファレンス、スポンサーや、展示のために、会議に乗っかってやってくる、Exibitorのための、設定や、ポスターセッションの準備、コンファレンスコールや、ビデオコンファレンス。。。。。それぞれの、担当部署に、細かい指示だしと、調整。。まとめの指示書作り。。全体会議での打ち合わせ。

リザベーションのオフィスと一緒に、ブロックマネージメントや、細かい客室予約の変更、調整。。。　オンラインでのリザベーションや、会議のレジストレーションを丸抱えする事もあり、Web　Teamとの仕事もあります。

色々と、仕掛けが大きかったり、複雑だったり、ややこしかったり。。。ってこともしばしば。
（ストレートで、単純な小さなミーティングも、多々ありますが。。）

カスタマーサービスのスタッフと、フロントライン、現場のスタッフと、当日は走り回ったり、電話や、携帯、無線ラジオでの、指示出しや、ラストミニッツの変更、連絡調整に追われたり、忙しくも、あわただしくも、けっこう楽しい時　（オーガナイザーとの出会いも楽しい事が多いし。。）を過ごした後で、最後には、精算作業と、カスタマーサーベイ（アンケート）、後々の、Re-bookまで。。まさに、べったり、ゆりかごから、墓場！？まで、目を光らせないといけないのが、CSM（Conference Services　Manager)という、 私のポジションの使命です。。
現時点では、６人のCSMがいて、それぞれ、年間、大小ひっくるめて、５０－６０本くらいづつ、会議を抱えている。。って感じかな。。。

（おまけに、去年から、リピーターの　Re-book　の、コントラクトは、私たちが、セールスマネージャーに変わってすることになったから、まさに、オールマイティーが、求められ、さらに煩雑な日々。。。。。）　

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私は、現場で、泣きそうになったり、追い込まれたりするのが　いやだから、（お日本人魂かも。。）人一倍、事前の仕込みには、気を使っているんだけど、今回は、先月末に来た、小さなコンファレンスの担当者が、コントラクトを読み違えてて、精算の今週に、なって、ちいさな揉め事を持ち込まれていました。。。。。（今日、週末を前に、Mutual　Agreementに、何とか、到達したけどぉおおお。）

お、お願いだから、英語のコントラクトの内容を、勝手に安易に解釈してたことを、逆手に取って、怒らないでほしいし、英語のコントラクトの内容を、いまさら私に、説明させないでほしい。。。。。
お金のことで、もめるのは、一番いやだし。。。。。でした。

何に、どう、チャージがかかるかくらい、ちゃんと読み込んでおいてくれ～！。

北米は、なんでも、”契約”の国。。じゃないの～？　契約書を書く側も、サインをする側も、ちゃんと責任とろ～ぜよ～。